第一章 总则
第一条 制定目的与依据
为规范本基金会（以下简称“基金会”）实物资产全流程管理，夯实资产管理内控体系，保障捐赠物资、固定资产、低值易耗品等实物资产安全完整、账实相符、公益专用，杜绝资产流失、闲置浪费、违规处置等问题，提升公益资产使用效益。依据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》《关于规范基金会行为的若干规定（试行）》，结合本基金会财务管理制度、货币资金管理制度、财务监督与风险防控制度，及助学助教、乡村教育帮扶等公益项目运营实际，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于基金会所有实物资产的接收、验收、入库、登记、领用、保管、盘点、调拨、报废、处置、归档等全生命周期管理，涵盖捐赠物资存货、固定资产、低值易耗品三类实物资产，覆盖财务部门、项目执行部门、资产使用岗位及所有涉资产管理人员。
第三条 资产分类界定
1. 捐赠存货物资：社会爱心企业、机构、个人无偿捐赠的各类教育物资，包含防疫物资、教辅书籍、学习用品、文体器材、助学物资等，为基金会核心公益实物资产。
2. 固定资产：单位价值2000元及以上、使用年限1年以上，且在使用中保持原有实物形态的资产，包含办公设备、电子设备、专用公益设备、家具用具等。
3. 低值易耗品：单位价值未达固定资产标准、使用周期较短的办公及公益配套物资，统一造册登记、归口管理。
第四条 核心管理原则
1. 公益专用原则：所有实物资产仅限用于助学、助教、乡村教育振兴等公益事业及基金会合规日常运营，严禁私用、挪用、变卖、侵占公益资产。
2. 账实相符原则：全程登记台账、规范账务核算，做到账证、账账、账物、账项目完全一致。
3. 归口负责原则：实行“财务统管、部门领用、专人保管、谁使用谁负责”的管理机制，权责清晰、追责到人。
4. 全程留痕原则：资产接收、出入库、调拨、处置全流程手续齐全、凭证完整、可追溯核查。
5. 公开透明原则：大额捐赠物资、重大资产处置情况依规公示，接受监事、理事会及社会公众监督。
第五条 岗位职责分工
1. 理事会：审定实物资产管理制度、大额资产接收方案、固定资产购置计划、重大资产报废与处置方案，审议年度资产盘点报告。
2. 监事：独立行使资产监督职权，常态化核查资产台账、出入库记录、账实匹配情况，监督资产合规使用与处置，排查资产风险、督促问题整改。
3. 财务部门：负责实物资产价值核算、台账统筹、账务登记、年度盘点组织、资产归档管理，把控资产入账、处置的财务合规性。
4. 项目部门：负责公益物资需求提报、项目物资领用、落地分发、受益登记，确保捐赠物资严格按照捐赠协议、公益用途使用。
5. 使用人员：负责个人领用资产的日常保管、规范使用，承担资产损坏、遗失的直接责任。
第二章 资产接收与入库管理
第六条 捐赠物资接收验收
1. 接收各类实物捐赠前，项目部门核对捐赠协议、捐赠清单，明确物资品类、数量、质量标准、指定公益用途，严禁接收无明确用途、不合格、过期、破损物资。
2. 物资到库后，由财务人员、项目人员共同现场验收，核对实物与捐赠清单一致性，检查物资质量、有效期、完好度，杜绝不合格物资入库。
3. 资产价值认定严格遵循合规要求：捐赠方标明价值公允的，按标注价值入账；价值与公允价值偏差较大或无法确定的，以第三方评估价值为准；无法评估的单独造册登记，不计入捐赠收入、不开具捐赠票据。
4. 验收无误后，录入资产台账。
第七条 自购资产验收入库
基金会按需购置的办公设备、公益配套物资，采购完成后由使用部门、财务部门、资产管理员共同验收，核对采购合同、发票、实物信息，验收合格后办理入库、登记入账，纳入统一资产管理。
第八条 入库台账管理
所有实物资产实行“一物一码、一物一档”管理，详细记录资产名称、规格、数量、价值、来源、用途、入库时间、保管责任人。
第三章 资产领用、出库与使用管理
第九条 公益物资出库管理
1. 公益项目物资领用出库，由项目部门提交领用申请，注明领用用途、对应公益项目、发放对象、领用数量，经财务审核、负责人审批后方可出库。
2. 财务人员凭审批后的《资产出库单》办理出库手续，核对物资信息、数量，领用人签字确认，做到先审批、后出库，无手续不得发放物资。
3. 定向捐赠物资严格遵循捐赠协议约定，仅限指定地区、指定学校、指定受益群体使用，严禁擅自变更发放对象、调剂物资用途。
第十条 自用资产领用管理
办公设备、低值易耗品等自用资产领用，由使用人填报领用申请，部门确认、财务备案、资产管理员登记出库，明确使用责任人，离职、调岗时必须办理资产移交手续。
第十一条 资产日常使用与保管
1. 公益物资分类、分区、规范存放，做好防潮、防火、防盗、防破损、防过期管理，资产管理员定期巡查库存状态。
2. 固定资产、办公设备由使用人规范使用、定期维护，人为损坏、遗失的按规定承担相应责任。
3. 严禁私自挪用、外借、变卖、处置公益实物资产，严禁将公益物资用于商业用途、私人用途。
第四章 资产盘点与对账管理
第十二条 定期盘点制度
建立“月度抽查、季度盘点、年度清查”的常态化盘点机制：
1. 月度抽查：财务人员每月对库存物资、低值易耗品进行抽查核对，确保日常账实相符。
2. 季度盘点：财务部门每季度开展全面实物盘点，核对台账、账务、实物。
3. 年度清查：年末组织全面资产清查，覆盖所有存货、固定资产、低值易耗品。
第十三条 盘盈盘亏处置
1. 盘点发现盘盈、盘亏、破损、过期、账实不符问题，立即暂停对应资产使用，全面溯源核查原因，登记问题台账。
2. 小额差异、轻微破损由财务部门牵头整改、备案说明；大额资产盘亏、重大资产损毁，必须上报理事会审议，由监事核查追责。
3. 所有盘盈盘亏事项整改完成后，及时更新资产台账、调整账务数据，确保账实统一、手续完备。
第五章 报废与处置管理
第十四条 资产报废认定标准
符合以下条件的实物资产可申请报废处置：
1. 固定资产达到规定使用年限、无法正常使用，无维修价值；
2. 资产严重破损、老化，维修成本超过资产原值50%以上；
3. 公益物资过期、变质、损毁，无法用于公益帮扶；
4. 技术淘汰、无使用价值，长期闲置且无法盘活的资产。
第十五条 资产处置审批流程
1. 常规低值资产报废：由管理员提交申请，财务审核、负责人审批后处置；
2. 固定资产、大额物资处置：提交专项处置申请、资产现状说明，经理事会审议通过、监事复核后，方可规范处置，留存会议纪要；
3. 资产处置全程留痕，处置残值收入全额纳入基金会合规收入，统一入账核算，严禁私分、截留处置收益。
第六章 资产风险防控与监督
第十六条 核心风险防控
1. 入账风险：杜绝无依据入账、价值虚高、台账漏登，严格规范捐赠资产价值认定与账务核算；
2. 保管风险：防范物资过期、破损、丢失、账实不符，落实专人保管、定期巡查盘点机制；
3. 使用风险：杜绝公益物资挪用、私用、擅自变更用途、虚假发放，确保专款、专物专用；
4. 处置风险：杜绝私自报废、违规处置、截留残值收益，所有处置行为履行完整审批流程。
第十七条 常态化监督机制
1. 财务部门常态化核查资产账务、台账、出入库单据，确保账务合规、数据准确；
2. 监事每季度专项督查实物资产管理全流程，排查漏洞、督促整改；
3. 年度审计同步核查实物资产管控情况，落实审计整改要求，形成闭环管理。
第七章 责任追究
第十八条 责任追究
对存在资产漏登、台账造假、私自挪用、违规处置、保管失职、虚假发放、隐瞒资产损失等违规行为的，视情节轻重予以内部通报、岗位问责；造成公益资产流失、基金会公信力受损的，依规追责，涉嫌违法的移交相关部门处理。监事全程监督追责整改落实情况。
第八章 附则
第十九条 制度衔接
本制度与基金会财务管理制度、货币资金管理制度、财务监督与风险防控制度配套执行，原有实物资产管理相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
第二十条 制度修订与解释
本制度由基金会财务部门负责解释，可根据国家财经法规、慈善监管政策及基金会公益业务发展情况适时修订，经理事会审议通过后生效。
第二十一条 生效日期
本制度经理事会审议通过之日起正式施行。
