第一章 总则
第一条 制定目的
为规范本山东省明日之星教育基金会（以下简称“基金会”）各类公益慈善项目财务管理，加强项目资金的全流程管控，确保资金安全、专款专用、高效透明，依据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》及本基金会章程、《项目管理制度》，制定本办法。
第二条 适用范围
本制度适用于基金会所有自主立项、合作落地、外部捐赠资助类教育助学、帮扶济困等全部公益项目的资金管理，涵盖现金捐赠、实物折算资金、专项定向捐赠等各类项目资金。所有专项基金不单独开户，资金全部归集基金会对公账户，财务分户独立核算。
第三条 管理原则
坚持专款专用、预算管控、先批后支、据实列支、全程留痕、公开可溯原则，所有项目资金收支全部纳入基金会项目信息化系统管理，财务数据与项目立项、执行、结项数据一一绑定。
第二章 岗位职责划分
第三章 项目资金预算管理
第四条 预算编制要求
1.每个项目在立项阶段必须同步编制《项目预算明细表》，作为立项报告的必备附件。
2.预算编制应科学合理、实事求是，支出科目按照《民间非营利组织会计制度》规定的科目设置，包括但不限于：
（1）直接资助支出（助学金、奖学金、物资采购等）；
（2）项目活动费用（场地租赁、交通差旅、食宿、印刷、劳务费等）；
（3）人员成本（项目专职人员工资、志愿者补贴等）；
（4）管理费用（按协议约定计提的项目管理费，原则上不超过项目总支出的10%）；
（5）税费及其他。
3.预算须明确资金来源（捐赠方、基金会自有资金、其他来源），并对各科目进行明细说明（数量、单价、用途）。
4.预算不合规、明细缺失的，财务部退回立项材料，不予通过立项。
第五条 预算审批变更管理
1.立项同步编制分项预算表，列明支出科目、测算依据，财务先行审核合理性；
2.审批：项目总预算≤5万元：秘书长审批；
5万元<总预算≤100万元：理事长审批；
总预算>100万元：理事会会议审议通过。
单笔支出超 100 万、跨年度重大项目须理事会审批；
3.项目预算调整幅度超 10%，须重新提交变更申请，按原审批层级报批，未获批不得变更支出。
4.未经预算审批通过的项目，财务部不得预留、拨付任何项目资金。
第四章 项目资金拨付管理
第六条 拨付前置条件
项目资金拨付须满足以下条件：
1.项目已正式立项并获得唯一项目编号；
2.已签订相关捐赠协议或合作协议；
3.项目部提交《用款申请单》，注明项目编号、用款事由、预算科目、金额、收款方信息；
4.用款申请经项目部负责人、财务部负责人、秘书长（或授权审批人）逐级审批。
第七条 拨付方式与流程
1.申请拨付：项目完成立项审批、捐赠协议审核归档后，由项目执行方提交用款申请、正规发票、活动佐证、物资签收单、验收材料；
2.业务部门核验项目落地真实性，财务部审核票据、附件完整性，分级审批后对公转账付款；无立项审批、附件缺失、票据不合规，财务有权拒付；
3.资金原则上采取分批拨付方式，首期拨付不超过项目总预算的50%，后续根据项目进度和中期报告审批结果拨付。
4.对一次性小额项目，经理事长批准后可一次性全额拨付。
5.所有资金统一对公转账，严禁现金大额拨付、个人账户代收项目公款，特殊零星小额备用金需秘书长专项签字审批。
第八条 实物捐赠资金折算管理
实物捐赠按公允市场价折算入账，财务部登记物资价值台账，物资出库、发放凭《物资签收单》记账，无盖章签收单据不得做财务核销。
第五章 项目资金使用管理
第九条 资金使用限制性要求
1.项目资金仅限立项预算列明用途，不得挪用于基金会行政开支、其他无关项目；定向捐赠资金严格遵照捐赠协议约定用途使用。
2.严禁虚列支出、伪造票据、虚假签收套取项目资金。
第十条 备用金管理
项目部可根据项目需要申请备用金，备用金限额不超过项目总预算的10%，单次备用金最高不超过2万元。备用金须在项目结束后5个工作日内归还或冲账，实行“前账不清、后账不借”原则。
第十一条 项目结余资金处置
1.常规项目结项结余：定向捐赠按捐赠协议执行（退回捐赠人或结转同类项目）；
2.专项基金终止清算结余：不得返还发起人、不得分红，全部留存基金会用于同领域教育公益项目。
第六章 项目中期、结项财务决算
第十二条 中期财务核对
周期超 3 个月项目提交中期报告，财务部同步出具阶段性资金使用台账，列明支出金额、预算占比、剩余资金，缺少财务对账资料系统无法完成中期审批。专项基金管委会每季度向基金会报送项目进展及资金使用明细。
第十三条 结项财务决算
项目结束 30 个工作日内，财务部配合项目部编制《项目资金决算表》
第七章 项目资金监督管理制度
第十四条 内部多层监督
1.财务部日常监督：全流程核查资金收支合规性，发现超范围支出、票据造假立即停止付款并上报秘书处、监事会；
2.监事会年度稽查：每年至少 1 次专项抽查项目账务，随机抽取项目凭证、签收资料、拨付流水，出具专项检查报告；
第十五条 外部监督
1.捐赠方监督：定向捐赠项目按需向捐赠方提供阶段性资金使用明细、决算报表，配合捐赠方实地核查；
2.社会公众监督：基金会官网公示监督电话、邮箱，接收受益群众、社会各界资金使用投诉，收到异议 15 个工作日内完成核查并书面回复；
3.主管部门监督：配合民政、税务等主管单位年度审计、专项财务检查，完整提供项目财务档案。
第十六条 违规追责
出现下列资金违规行为，对经办人、审批人予以约谈警告、追责，涉嫌违法的移交相关部门：
1.无立项审批私自支出项目资金；
2.虚报费用、伪造签收单、虚假票据套取资金；
3.擅自挪用、截留、挤占项目专项资金；
4.逾期不报中期 、结项财务资料造成资金管控失控。
5.伪造、变造原始凭证；
6.拒绝、阻挠监督检查或提供虚假财务资料。
因违规造成资金损失的，责任人须承担赔偿责任。
第八章 资金档案与信息披露
第十七条 档案管理
1.单个项目财务档案资料:预算表、付款凭证、报销单据、决算表、捐赠协议等与项目业务档案合并，电子档存项目系统、纸质档案单独装订永久存档；
2.档案借阅执行审批制度：内部借阅经部门负责人批准，外部单位（审计、捐赠方）查阅须秘书长审批并登记。
第十八条 信息报送披露
1.按协议约定向捐赠方季度 、年度公示项目收支明细、落地成效；
2.配合民政年检、第三方审计、主管部门核查，按需出具专项财务报告；重大项目可委托第三方会计师事务所出具专项审计。
第九章 附则
1.本制度经理事会审议通过后生效，修订需履行理事会审议程序；
2.本制度由基金会财务部负责解释，原有财务制度与本制度冲突，以本文为准；未尽事项遵照《慈善法》及单项捐赠补充协议执行。
