第一章 总则
第一条 制定目的与依据
为规范本基金会（以下简称“基金会”）物资、服务、公益项目采购行为，健全采购内控体系，防范采购合规风险、廉政风险与资金浪费，保障公益资金使用透明、合规、高效，落实采购全流程留痕、闭环管控要求。依据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》《民间非营利组织内部控制规范》，结合本基金会财务管理制度、货币资金管理制度、实物资产管理制度、财务风险防控制度及助学助教、乡村教育振兴公益业务实际，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于基金会所有经营性、公益性采购活动，涵盖公益物资采购、办公资产采购、项目服务采购、设备耗材采购、劳务服务采购等所有货物与服务类采购业务，覆盖采购需求提报、预算审核、采购实施、合同签订、验收入库、付款结算、档案归档、监督核查全流程，适用于各部门及所有采购经办、审核、审批岗位人员。
第三条 核心管理原则
1. 公益合规原则：所有采购活动贴合教育公益主业，严格遵守财经法规与慈善监管要求，严禁违规采购、超范围采购。
2. 公开公正原则：采购过程透明规范，比价、甄选、决策公开公允，杜绝暗箱操作、利益输送。
3. 预算刚性原则：坚持“先预算、后采购、无预算不采购”，所有采购事项必须纳入年度或专项预算管理。
4. 质价匹配原则：择优选择合规供应商，兼顾质量、时效、性价比，严控采购成本，杜绝浪费。
5. 全程留痕原则：采购全流程资料完整、真实可溯，实现需求、审批、采购、验收、付款、归档全链条闭环存档。
第四条 岗位职责分工
1. 理事会：审定本采购制度、年度大额采购计划、重大采购项目方案，审议大额采购决策事项，履行最高决策职责。
2. 监事：独立行使采购监督职权，全程监督采购流程合规性、比价公允性、资料完整性，排查采购风险，督促问题整改。
3. 财务部门：负责采购预算审核、采购资金合规把控、付款复核、账务核算、采购档案统筹归档，严控超预算采购、违规付款。
4. 采购经办人（项目/行政部门）：负责提报真实采购需求、对接供应商、组织采购实施、收集采购资料、配合验收工作。
5. 资产管理员：负责采购物资、设备的入库验收、台账登记、实物核对，确保采购物资账实相符。
6. 基金会负责人：负责常规及中等额度采购审批，落实采购流程管控，把控采购整体合规性。
第二章 采购范围与采购标准
第五条 采购范围界定
1. 公益物资类：助学书籍、学习用品、文体器材、校园防疫物资、教学教具、帮扶物资等公益项目所需实物。
2. 资产设备类：办公电脑、打印设备、办公家具、公益项目专用设备等固定资产及低值易耗品。
3. 服务采购类：项目执行服务、审计服务、咨询服务、宣传服务、场地服务、会务服务等第三方合规服务。
4. 耗材运维类：办公耗材、设备维修、物资运维等日常运营配套采购。
第六条 采购准入标准
1. 需求合规：采购事项必须服务于公益项目实施或基金会合规运营，严禁采购与公益事业、日常办公无关的物资与服务。
2. 预算合规：采购金额严格匹配年度预算或专项审批预算，严禁无预算、超预算采购。
3. 供应商合规：供应商具备合法经营资质、信誉良好，无违法违规、失信记录，杜绝与工作人员存在利益关联的供应商参与采购。
4. 品质合规：公益物资、办公设备必须符合国家质量标准、行业规范，杜绝三无产品、过期产品、劣质产品流入公益项目。
第七条 禁止采购情形
1. 无采购需求、无预算、无审批的各类采购事项；
2. 超标准、超规格、铺张浪费的非必要采购；
3. 向无资质、失信、违规经营主体采购物资及服务；
4. 私自拆分大额采购、规避分级审批及集体决策；
5. 任何私人用途、非公益、非办公类采购项目。
第三章 采购方式与分级标准
根据采购金额实行分级分类采购管理，明确不同额度对应的采购方式、决策程序与审批权限，杜绝规避监管、简化流程。
第八条 零星直接采购（单次50000元及以下）
适用范围：小额办公耗材、零星应急物资、小额服务采购。
采购方式：直接择优采购，可单次选取合规供应商，无需多轮比价。
决策要求：部门提报、财务审核、负责人审批，流程简化、资料齐全。
第九条 比价采购（单次50000元—300000元）
适用范围：常规公益物资、批量耗材、一般服务、设备采购。
采购方式：三家及以上合规供应商比价，综合对比报价、资质、质量、售后，择优确定合作方，留存完整比价单据。
决策要求：部门提报、财务复核、负责人审批，留存比价记录表、供应商资质、报价单。
第十条 理事会集体决策采购（单次300000元以上）
适用范围：大额公益物资采购、重大项目服务、高端专用设备采购。
采购方式：公开比价或简易招标，多方甄选、综合评审，全程公开透明。
决策要求：必须提交理事会审议，形成会议决议，由理事会集体表决通过后实施，监事全程监督。
第四章 采购审批与决策程序
第十一条 通用审批流程（逐级审批、不得越级）
采购需求提报（经办人）→ 部门确认 → 财务预算合规审核 → 分级审批/集体决策 → 采购实施 → 合同签订（如需）→ 物资验收/服务确认 → 财务复核付款 → 资料归档。
第十二条 分级审批权限
1. 单笔支出金额1万元（含）以内：由财务负责人审批；
2. 单笔支出金额1万元以上至20万元（含）：由财务负责人审核、基金会秘书长审批；
3. 单笔支出金额20万元以上至30万元（不含）：由财务负责人、秘书长审核，理事长审批；
4. 单笔支出金额30万元（含）以上须经基金会理事会审议通过后方可执行。
第十三条 专项采购决策合规要求
1. 所有大额采购必须坚持集体决策，严禁个人单独决策大额采购事项；
2. 定向捐赠配套采购、专项公益项目采购，必须严格遵循捐赠协议约定，采购方案需匹配项目用途，不得偏离捐赠初衷；
3. 采购决策过程全程留痕，评审记录、会议纪要、表决结果完整存档，作为审计与监督依据；
4. 涉及关联供应商的，相关岗位人员必须主动回避，杜绝关联交易与利益输送。
第五章 采购实施、验收与付款管理
第十四条 采购实施规范
1. 审批通过后方可启动采购，严禁先采购、后补审批；
2. 采购过程严格按照审定方案执行，不得擅自变更采购品类、规格、数量、供应商、采购价格；
3. 采购金额、品类确需调整的，必须重新履行审批及决策流程；
4. 单次采购超3000元的事项，原则上签订简易采购合同或服务协议，明确质量标准、交付时限、售后保障、违约责任。
第十五条 付款结算规范
1. 财务部门严格执行付款复核制度，无审批手续、无比价资料、无验收单据、无合规发票的，一律不予付款；
2. 所有采购付款优先对公转账，严控现金支付；
3. 付款金额、付款节点严格按照合同及审批方案执行，杜绝超付、提前付款。
第六章 全程留痕管理
第十六条 全流程留痕管理要求
所有采购事项必须实现一环一痕、全程可溯，完整留存以下资料，缺一不可：
1. 采购需求申请单；
2. 供应商资质文件、报价单、比价记录表；
3. 采购审批单据、集体评审记录、理事会会议纪要（大额采购）；
4. 采购合同/协议、交付凭证；
5. 合规发票、付款回单、结算凭证。
第七章 监督核查与风险防控
第十七条 常态化监督机制
1. 财务日常监督：逐笔核查采购审批、预算、付款、资料合规性，及时纠正流程瑕疵；
2. 监事专项监督：每季度开展采购专项督查，抽查采购台账、留痕资料、比价公允性，排查拆分采购、规避审批、质价不符等问题；
3. 年度审计监督：第三方审计将采购管理、流程合规、留痕完整性纳入重点审计范围。
第十八条 采购风险防控
重点防控预算失控风险、拆分采购规避审批风险、供应商利益关联风险、质价不符风险、资料缺失风险、违规付款风险，建立问题台账，发现隐患立即整改、闭环处置。
第八章 责任追究
第十九条 违规追责情形
对存在以下违规行为的岗位人员，依规追责问责：
1. 无预算、无审批、先采购后补手续的；
2. 拆分大额采购、规避分级决策与集体审批的；
3. 虚假采购、虚高报价、串通供应商牟利的；
4. 采购资料缺失、造假、未全程留痕，造成审计风险的；
5. 验收失职、放任不合格物资入库，造成公益资金浪费的；
6. 违规付款、擅自变更采购方案的。
第二十条 追责处置
轻微违规予以内部通报、限期整改；造成公益资金损失、基金会公信力受损的，严肃追责；涉嫌违法违纪的，移交相关部门依法处理。监事全程督办整改与追责落实。
第九章 附则
第二十一条 制度衔接
本制度与基金会财务管理制度、货币资金管理制度、实物资产管理制度、风险防控制度配套执行，原有采购相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
第二十二条 制度修订与解释
本制度由基金会财务部门负责解释，可根据国家法规、监管政策及业务发展适时修订，经理事会审议通过后生效。
第二十三条 生效日期
本制度经理事会审议通过之日起正式施行。
