第一章 总则
第一条： 为规范山东省明日之星教育基金会（以下简称“基金会”）各类慈善项目的管理，提高项目执行效率与质量，确保项目公开、透明、合规，依据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》及本基金会章程，结合信息化管理要求，制定本制度。
第二条： 本制度适用于基金会所有自主发起、合作开展或资助执行的公益慈善项目，涵盖教育助学、扶贫济困、社区发展等基金会业务范围内的全部项目类型。
第三条： 项目管理遵循“立项严谨、执行规范、过程透明、档案完整、评估科学”的原则，实行全过程信息化管理与内部审批留痕。
第四条： 基金会已建立并运行“项目管理信息化系统”（以下简称“项目系统”），所有项目的立项、执行、监测、变更、结项及档案管理均须通过系统完成，系统流程依据本制度设计。
第二章 职责与分工
第一条 所有项目在启动前必须完成立项审批。未经立项审批，不得开展任何实质性活动或签订相关协议。
第二条 立项流程：
1、项目提议：项目部根据年度计划或外部需求，撰写《项目立项报告》（使用基金会统一模板）。
2、预算编制：同步编制《项目预算明细表》，明确资金来源、支出科目及金额。
3、协议前置：如涉及与外部单位（政府部门、学校、其他社会组织等）合作，须在立项前完成《捐赠协议》或《合作协议》的草签或意向签署。
4、系统提报：将立项报告、预算表、相关协议等材料上传至项目系统，提交审批。
5、分级审批：
·支出≤1万元：财务负责人审批；
·1万元＜支出≤20万元：秘书长审批、财务负责人审核；
·20万≤支出≤100万元：秘书长、财务负责人审核，理事长审批；
·100万≤支出：须经基金会理事会审议通过后方可执行。
6、立项编号：审批通过后，系统自动生成唯一的项目编号，项目正式立项。
第三条 立项报告模板必须包含以下内容：
·项目背景与需求分析；
·受益对象及范围；
·项目信息
·实施计划（时间节点、活动安排）；
·预算明细；
·质化目标与量化目标
·潜在风险
·支撑材料
第四章 项目执行与中期管理
第一条 项目立项后，项目部按计划组织实施。执行过程中须及时收集并归档以下材料（电子版与纸质版并行）：
·每场活动的新闻报道（含现场照片、视频链接）；
·政府或合作单位出具的感谢信、接收函等；
·所有捐赠协议（如涉及分期或追加捐赠）；
·物资签收单（须有受益方签字/盖章，注明物资名称、数量、时间）。
第二条 中期跟进制度：
1、项目执行周期超过3个月的，必须在项目中期（即计划周期过半或实际进度过半时）提交《中期跟进报告》（使用基金会统一模板）。
2、中期报告内容应包括：已开展活动情况、资金使用进度、受益人数、阶段性成效、存在问题及调整方案。
3、如项目附有捐赠协议，须将捐赠协议扫描件作为附件一并上传至项目系统。
4、中期报告提交后，由项目部负责人初审，秘书长审批。审批通过后方可继续执行下一阶段工作。
第三条 项目变更管理：
·项目执行中如需调整目标、预算、周期或合作方，须提交《项目变更申请表》，说明变更原因及影响，按原立项审批层级重新报批。
·变更获准后，系统保留原版本记录，并生成变更版本。
第五章 项目结项管理
第一条 项目按计划完成全部活动、资金使用完毕或达到预期目标后，须在30个工作日内完成结项。
第二条 结项流程：
编制结项报告：项目部根据统一模板撰写《结项报告》，内容需包括：项目概述、执行情况对比计划、资金决算表、受益对象反馈、社会影响评估、经验教训。
附件完整性核查：
全部活动新闻报道（按时间排序）；
全部政府/合作方感谢信；
全部捐赠协议（如有多份，需合并整理）；
全部物资签收单（须与物资出库记录一一对应）。
系统提交审批：将结项报告及所有附件上传项目系统，依次由项目部负责人、财务部、秘书长审批。
结项归档：审批通过后，系统标记项目状态为“已结项”，自动锁定编辑权限，并生成电子归档目录。
第三条 项目结束后，如后续收到补发的感谢信、补充协议或补充签收单，须以“补充归档”方式上传，并注明补充原因及日期。
第六章 捐赠协议管理
第一条 所有涉及捐赠资金或物资的协议，均须在签署前通过项目系统的“协议提报”模块提交秘书长以及理事会、财务审核。
第二条 协议需明确以下核心条款：
·捐赠金额/物资价值及支付/交付方式；
·资金/物资用途限定（须与立项目标一致）；
·双方权利义务；
·信息公开同意条款；
·争议解决方式。
第三条 协议签署后，原件由基金会办公室统一保管，扫描件上传项目系统，并与对应的项目相关联。
第四条 在中期报告和结项报告中，必须将相关捐赠协议作为附件附上。系统将自动检测附件完整性，如缺失协议附件，将无法提交审批。
第七章 档案管理制度
第一条 每个项目独立建立电子档案和纸质档案。电子档案以项目系统数据为准，纸质档案用于长期保存和法律效力凭证。
第二条 项目档案永久保存范围：
·立项报告及审批意见；
·中期报告及审批意见；
·结项报告及审批意见；
·所有捐赠协议及补充协议；
·所有政府感谢信、接收函；
·重大活动的新闻报道（含原发链接截图）；
·全部物资签收单。
第三条 档案借阅：内部人员需经项目部负责人同意，外部人员需经秘书长批准，并在档案管理员处登记。
第四条 纸质档案每年年底统一整理装订，按项目编号排序存入基金会档案室。
第八章 信息化系统管理
第一条 基金会所有项目管理活动均须在项目系统中操作。系统功能模块包括：
项目管理：立项、中期、结项的提报、审批、查询、统计；
协议提报：协议上传、法务审核、版本管理；
审批中心：集中展示待办审批、已办审批、抄送通知；
档案管理：自动归集项目全流程文档，支持检索、下载；
数字化看板：实时展示项目总数、执行中项目数、项目分部等关键指标。
第二条 系统权限分配：
·项目部：可编辑、提报、查看自己负责的项目；
·部门负责人：可审核本部门项目，查看部门全部项目；
·秘书长：可审批、查看全部项目；
·财务部：仅查看财务相关字段及决算报表；
·档案管理员：可查看全部归档材料，不可修改。
第三条 系统数据每日自动备份，确保信息安全。任何非系统内的项目文档不作为正式管理依据。
第九章 监督与考核
第一条 基金会监事会每年对项目管理制度的执行情况进行至少一次专项检查。
第二条 项目执行过程中如出现以下情况，视情节轻重对相关责任人予以提醒、警告或调离岗位：
·未按计划执行且未申请变更；
·中期报告、结项报告逾期超过30天未提交；
·伪造签收单、新闻报道等材料；
·私自使用或挪用项目资金/物资。
第三条 捐赠方、受益方及社会公众可通过基金会官网公开的监督电话和邮箱对项目提出异议，基金会须在15个工作日内回复。
第十章 项目风险防控
第一条 详情见项目风险防控手册。
第十一章 附则
第一条 本制度经山东省明日之星教育基金会理事会审议通过后生效，修订亦同。
第二条 本制度解释权归山东省明日之星教育基金会秘书处所有。
第三条 本制度自发布之日起执行，原有相关制度与本制度不一致的，以本制度为准。
