第一章 总则
第一条 制定目的与依据
为规范基金会印章、证照管理，落实内控制衡，防范证章滥用、盗用、错用风险，保障公益资产与运营合规，依据《慈善法》《基金会管理条例》《印章治安管理办法》及本基金会内控、财务系列制度，结合单位实际，制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于基金会全部实体印章、法定证照的刻制、备案、保管、授权、使用、登记、交接、注销、归档全流程管理。涵盖公章、法人私章、财务专用章、法人登记证书等全部资质证照。
第三条 核心管理原则
1. 统一管控：证章统一登记、保管、审批、归档，严禁私刻、私藏、私用。
2. 分岗制衡：财务印鉴双人分管、分人保管，严禁一人保管全套财务印鉴。
3. 先批后用：无审批、无登记、无留存资料严禁用印用证。
4. 全程留痕：所有使用行为登记存档、全程可溯、可查可追责。
5. 公益合规：仅限公益业务与法定合规事项使用，严禁私用、违规担保、利益输送。
第四条 岗位职责
1. 理事会：审定制度，审批证章刻制、注销、遗失补办及重大对外用印事项。
2. 监事：独立监督证章保管、审批、使用全流程，排查风险、督促整改追责。
3. 基金会负责人：负责各类用印终审，把控重大事项合规性。
4. 行政管理员：负责公章、证照日常保管、登记、台账管理。
5. 经办人：对用印文件真实性、合规性、资料完整性负责。
第二章 证章保管规范
第五条 证章分类
1. 行政印章：基金会公章用于公文、申报、公示、项目资料等。
2. 财务印章：财务专用章、法人私章，仅限财务结算、票据、账务业务使用。
3. 资质证照：法人登记证书及各类官方资质证照。
第六条 印章保管要求
1. 实体印章专柜上锁、离岗封存，严禁随意摆放、外借私放、随身携带。
2. 保管人员调岗、离职必须完整办理交接手续，留存交接清册，台账同步更新。
第七条 证照保管要求
1. 证照正本专柜封存，副本规范领用，严禁涂改、转借、滥用。
2. 专人负责证照年审、变更、延期，确保证照合法有效。
第三章 用印用证审批流程
第八条 通用审批规则
严格执行“无审批不使用、无登记不盖章、无留存不办结”，禁止先盖章后补手续、空白盖章、无证用证。
第九条 标准用印流程
经办人填报用印登记台账→秘书长核验审批手续并签字→规范用印→留存文件归档，全程留痕闭环。
第四章 禁止情形与特殊管理
第十条 严禁用印情形
严禁空白文件盖章、无审批用印、私人事务用印、虚假资料用印；严禁违规担保、资金拆借、变相融资、超范围滥用印章；严禁私自携带印章外出异地用印。
第十一条 特殊情形管理
1. 紧急应急用印可先报备，24小时内补齐全部审批、登记、归档手续。
第五章 监督、交接与追责
第十二条 日常监督
行政、财务常态化自查证章使用合规性；监事定期专项督查台账、审批流程、留痕资料，及时排查整改风险隐患。
第十三条 刻制、注销与交接
证章刻制、作废、注销、遗失补办须经理事会审批、备案登记；人员变动、机构调整必须完整办理证章交接，留存清册、全程可溯。
第十四条 责任追究
对私用、滥用、漏登、保管失职、违规操作、资料造假等行为，予以通报问责；造成资产损失、公信力受损的严肃追责，涉嫌违法的移交相关部门处理。
第六章 附则
第十五条 本制度与基金会现有财务、内控、监督制度配套执行，由财务部门负责解释，经理事会审议通过后生效。
